Corne de consultance

Une bourse de recherche de la Commission européenne peut faire basculer la vie d’un scientifique ou d’un entrepreneur. Depuis 1984, l’Europe soutient des projets de recherche de pointe dans le cadre de programmes de financement successifs. Le programme actuel, appelé Horizon Europe, alloue quelque 95 milliards d’euros et court jusqu’en 2027.

Décrocher une telle bourse est cependant tout sauf simple : pour soumettre un dossier, les candidats doivent traverser un dédale de formulaires, de procédures administratives et de clauses en petits caractères. Et une fois leur dossier soumis, pas question pour les chercheurs de se reposer sur leurs lauriers, car la concurrence est rude.

Au début des années 2000, cette complexité a offert un terrain fertile à de nouveaux acteurs : des cabinets de conseil qui aident les chercheurs à rédiger le dossier parfait et à coordonner leurs consortiums internationaux.

Ces consultants en subventions peuvent gagner gros : depuis 2021, des dizaines de millions d’euros leur ont été versés. Souvent, il s’agit de fonds publics censés soutenir des projets de recherche scientifique présentant un intérêt sociétal. Au fil des années, ces consultants ont aussi acquis – notamment par le lobbying – une grande influence sur la politique de subventionnement de manière générale.

Les détracteurs de ce système y voient non seulement une dépense inefficace de deniers publics, mais aussi un symptôme d’un problème plus profond : le fait que l’approche européenne de la recherche donne plus de poids à la concurrence et au potentiel de marché qu’à la recherche ouverte et à la valeur sociétale intrinsèque.

Un secteur de niche en plein essor

Introduire une demande de bourse dans le cadre d’un programme d’Horizon Europe relève de la gageure. Geert Mareels, ancien chef de cabinet de plusieurs ministres socialistes et expert en digitalisation, a coordonné de nombreuses demandes de projet entre 2004 et 2014. « On parle de formulaires de 50 à 60 pages au moins, remplis de questions détaillées et de codes bien spécifiques à suivre, se souvient-il. Il y avait de quoi se sentir désemparé. Sans aide extérieure, c’était peine perdue. »

Une demande de bourse finit par être examinée par un jury indépendant composé d’experts du domaine. Le candidat doit donc non seulement gérer d’innombrables détails et questions techniques, mais aussi « vendre » son idée de façon convaincante.

« C’est là que les consultants entrent en jeu », explique Marie-Gabrielle Verbergt, chercheuse postdoctorante en histoire des sciences à l’Université de Gand et auteure du premier doctorat sur l’histoire du financement européen de la recherche.

Plus de 200 cabinets sont actifs dans ce domaine en Europe. Certains sont des entreprises individuelles et sont alors souvent spécialisés dans un aspect particulier du système, mais il existe aussi de grands cabinets qui proposent de nombreux services différents, comme PNO Innovation aux Pays-Bas ou Zabala Innovation en Espagne.

Depuis 2019, les consultants sont organisés au sein de l’Association européenne des consultants en innovation (EAIC), qui défend leurs intérêts. Ils y partagent leur expertise et poursuivent des objectifs communs. Ils ont également adopté un code de conduite interne obligatoire, créé à la suite de plaintes concernant l’attitude commerciale déplaisante de collègues à l’égard de leurs clients.

« Le parcours commence en général par un entretien d’introduction, explique Marie-Gabrielle Verbergt. Ensuite, les consultants évaluent votre demande de bourse. Souvent, ils proposent aussi des formations ou des masterclasses avant la procédure. Au niveau institutionnel, ils analysent aussi parfois des documents stratégiques entiers et donnent des conseils sur les procédures d’évaluation. Dans ces cas, il s’agit plutôt de consultance classique. Mais le consultant individuel typique s’occupera principalement de relire vos textes d’un œil critique. »

Trop de bureaucratie

Leurs services ne se limitent pas au lancement d’un projet de recherche. L’Union européenne oblige les candidats à s’unir en grands consortiums transnationaux, dont la gestion est souvent confiée à des consultants qui, dans bien des cas, en assurent aussi la communication interne et externe. Des organisations comme CrowdHelix facilitent l’organisation de congrès et d’événements de réseautage sur les résultats potentiels du projet de recherche, ou pour mettre des entrepreneurs en contact.

« Le système joue en faveur de ceux qui connaissent bien les règles et les exigences formelles spécifiques, et savent en quelque sorte comment cocher les cases. » Selon Marie-Gabrielle Verbergt, certains chercheurs ont le sentiment de ne pas pouvoir s’en sortir sans un consultant. « La procédure administrative les effraie, et c’est là-dessus que jouent ces bureaux. »

La charge administrative est effectivement un grand problème. Selon une évaluation de l’UE en 2024, seule la moitié des récipiendaires estiment que les contraintes administratives sont proportionnées. Une enquête menée par la revue spécialisée Science|Business auprès de différentes parties prenantes a fait apparaître que 52 % jugeaient la procédure de demande d’Horizon Europe trop bureaucratique, et que plus de 70 % trouvaient les chances de réussite trop faibles. Selon un rapport de l’UE, à peine 34 % des candidats estiment que les efforts et les frais engagés pour soumettre une demande sont en rapport avec les chances de succès.

L’importance des fonds européens pour les entreprises, les pouvoirs publics (locaux) et les universités n’a fait que croître ces dernières années. En Flandre, par exemple, les moyens publics n’ont pas augmenté proportionnellement à l’augmentation du nombre d’étudiants au cours de la décennie écoulée. La manne de crédits que la Flandre alloue à la recherche fait aussi l’objet d’une concurrence sans cesse plus rude, faute de subsides supplémentaires. C’est pourquoi, selon l’OCDE, les fonds nécessaires à la recherche proviennent de plus en plus souvent de bourses européennes.

De plus en plus d’institutions d’enseignement supérieur se dotent donc de leurs propres gestionnaires de dossiers de subventions. Les grandes universités ont aujourd’hui de véritables bureaux chargés de ces questions. Ainsi, l’Université de Gand compte une vingtaine d’employés à temps plein qui s’occupent de la rédaction et de la coordination de projets Horizon. La KU Leuven en compte davantage encore, mais cette expertise est répartie dans différents services, fait savoir son service de presse. Environ 15 % des dossiers Horizon Europe coordonnés par des chercheurs de la KU Leuven font intervenir un consultant externe.

« Mais toutes les institutions d’enseignement supérieur n’ont pas autant d’expertise interne, ajoute Marie-Gabrielle Verbergt. Les chercheurs individuels sont alors plus souvent aiguillés vers des consultants privés, qui leur reviennent plus cher. »

Populaires, mais chers

Les consultants privés gagnent sans cesse en popularité. La direction générale de la recherche et de l’innovation de la Commission européenne, qui est responsable d’Horizon Europe, ne tient pas systématiquement à jour des données chiffrées sur le recours des candidats aux services de consultants externes. Certains rapports donnent des chiffres, mais toujours basés sur des enquêtes à participation volontaire des candidats.

Selon une évaluation intermédiaire du programme Horizon, plus de 17 % des candidats font appel à des services de consultance externes. Un autre rapport – établi en externe, mais commandé par la Commission européenne – cite des chiffres plus élevés : 21 à 25 %. Dans certains programmes spécifiques, le pourcentage monte en flèche : par exemple, pour les bourses du Conseil européen de l’innovation, particulièrement compétitives, l’estimation officielle atteint 67 % des participants.

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La popularité de ces consultants leur rapporte gros. Les poids lourds du secteur, comme PNO Innovation, la société espagnole Zabala Innovation ou myEU Consulting, présentent des chiffres d’affaires annuels impressionnants. Les derniers comptes annuels de PNO Innovation – une filiale du géant PNO Group – indiquent un chiffre d’affaires de plus de 2 millions d’euros. Une bonne partie de ces grands cabinets de conseil sont en fait des branches de sociétés plus larges.

Les consultants en subventions sont chers. Dans la plupart des cas, ils demandent une rémunération forfaitaire pour leurs services. Moins souvent, des contrats à l’heure peuvent être conclus. Pour les candidats individuels, la somme forfaitaire s’établit en moyenne à 2 000 euros, montant qu’ils doivent sortir de leur poche. Et comme il ne s’agit pas de frais admissibles pour la Commission, les candidats doivent consacrer une partie de leur bourse obtenue de haute lutte à les rembourser.

Pour les bourses très compétitives, les coûts peuvent exploser. Par exemple, pour la bourse EIC Accélérateur – une subvention spéciale du Conseil européen de l’innovation destinée à soutenir la recherche de pointe commercialisable –, les honoraires d’un consultant peuvent atteindre 12 000 euros pour un seul dossier. Une petite minorité de consultants travaillent selon le modèle pay for success, c’est-à-dire qu’ils ne facturent de frais que si la demande de bourse est couronnée de succès.

Beaucoup de consultants demandent aussi une prime de réussite : si le dossier aboutit, ils reçoivent une certaine partie du montant de la bourse. Cette prime peut se chiffrer en dizaines de milliers d’euros et aller parfois jusqu’à 12 % du montant total de la bourse. De plus en plus souvent, il est également convenu que le bureau obtienne une part du capital du produit que la bourse sert à développer.

Sceau d’excellence

Selon les estimations, depuis le début du programme Horizon Europe actuel (2021), entre 33 et 55 millions d’euros ont été dépensés en consultance par les candidats, rien que sous la forme d’honoraires forfaitaires. Ces chiffres représentent cependant une sous-estimation du chiffre d’affaires des consultants, car l’estimation ne comprend en principe que la relecture de dossiers ou les travaux de préparation.

En même temps, un candidat sur deux peut compter sur l’aide d’un service au sein de sa propre société ou institution. Ces administrations de la recherche, dont la dotation en personnel ne fait que croître, coûtent beaucoup d’argent. Selon un rapport indépendant publié en septembre 2024 et établi sous la direction de l’ancien ministre portugais des Affaires scientifiques Manuel Heitor, le montant total des frais de candidature à Horizon Europe – soit les sommes « nécessaires » pour faciliter les demandes de bourses – atteindrait un chiffre spectaculaire compris entre 5 et 10 milliards d’euros.

« Cela équivaut à près de 10 % du budget total d’Horizon Europe. Si l’on additionne les frais administratifs engagés par la Commission elle-même pour le programme et les frais de gestion des consortiums de recherche pour les récipiendaires, c’est entre 12 et 19 % du budget total d’Horizon qui part en frais annexes, détaille Manuel Heitor à Apache. L’Europe est un cas unique au monde en la matière. C’est un gaspillage inacceptable de fonds publics qui devraient aller à la pratique scientifique et à l’innovation. »

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On estime que l’ensemble des candidats malheureux à Horizon Europe ont dépensé, à ce jour, entre 3 et 4 milliards d’euros en frais de candidature, frais qui ne sont que rarement récupérés par la suite.

Pratiques agressives

La qualité des consultants en subventions est variable. Tous les cabinets ne sont pas aussi fiables, ce qui a d’ailleurs conduit le Conseil européen de l’innovation à publier, en février dernier, une directive détaillée sur le recours aux services de consultants privés. Il avait déjà établi, en novembre 2023, un code de conduite non contraignant à l’intention des consultants.

« Nous recevons des dizaines de plaintes chaque année, explique la porte-parole Laura Polidori. Et dans certains cas, nous pensons qu’il ne s’agit que de la partie émergée de l’iceberg. » Le Conseil européen de l’innovation met en garde les candidats potentiels notamment contre les « pratiques commerciales agressives » – appels non sollicités, mise sous pression des clients pour qu’ils acceptent une offre – et les contrats trompeurs contenant des clauses défavorables aux candidats.

Ce dernier cas est précisément ce qui est arrivé à la Polonaise Paulina Mazurek, qui dirige la start-up BEIT, spécialisée dans la recherche sur les applications pratiques des technologies quantiques. Après plusieurs candidatures infructueuses auprès du Conseil européen de l’innovation, elle a engagé un cabinet de conseil qui demandait une somme forfaitaire d’environ 10 000 euros et une prime de succès d’environ 75 000 euros en cas d’obtention de la bourse.

« Le cabinet nous a d’abord attribué une experte qui était très compétente, explique Paulina Mazurek. Cela nous a fait avancer pendant la phase initiale. Puis subitement, la personne a été licenciée, et on nous a donné quelqu’un qui n’avait clairement pas l’expertise nécessaire. Notre contrat a continué de courir, mais cette seconde personne n’a plus rien apporté. »

La demande de bourse semblait vouée à l’échec, surtout après une évaluation négative par l’EIC Accélérateur. « Après contestation, nous avons pu retenter notre chance, mais le consultant nous a alors laissés tomber, relate-t-elle. Il ne nous a plus répondu, sous prétexte que le délai était devenu trop court. Ce n’est que quand nous avons obtenu la bourse qu’il nous a écrit pour réclamer sa prime de succès. » L’entreprise BEIT a refusé, dans ces conditions, de payer le montant total de la prime, et est actuellement en conflit juridique avec le cabinet de conseil.

« Si vous ne connaissez pas bien le secteur de la consultance, vous pouvez facilement vous faire berner par des contrats défavorables, que le cabinet peut ensuite refuser de modifier, comme dans notre cas, regrette Paulina Mazurek. Il devrait exister des listes d’acteurs fiables sur le marché. »

Malgré tout, la plupart des témoignages qu’Apache a recueillis sont, dans l’ensemble, plutôt positifs. Nicolas Ruytenbeek, chercheur à la KU Leuven, parle ainsi d’une « expérience très positive ». Il a payé environ 1 500 à 2 000 euros en services de consultance en subventions. « Ce montant m’a permis d’améliorer considérablement mon projet, mon CV et ma préparation aux entretiens, car ces éléments étaient compris dans le forfait, dit-il. C’est utile, car c’est un processus très aléatoire, dans le sens où il y a trop de demandes soumises par des chercheurs très compétents pour trop peu de fonds disponibles. On ne peut donc rien laisser au hasard. La moindre imprécision ou inexactitude est immédiatement sanctionnée. »

Geert Mareels confirme qu’un bon consultant peut épargner beaucoup de travail administratif aux candidats. « Par exemple, nous devions sans cesse réexpliquer que le projet n’utilisait pas de matériel humain comme du sang. On avait l’impression d’être face à une checklist sans fin de règles et de questions administratives. »

Pommes pourries

Un dossier demande aussi beaucoup de calculs. « Par exemple, le coût journalier par collaborateur, pour pouvoir calculer le coût total par partenaire par rapport à sa part dans le projet. » Autant de tâches pour lesquelles les consultants peuvent être « particulièrement utiles ».

Xavier Aubrey est directeur de ZAZ Ventures, un cabinet de conseil qui se spécialise dans les bourses très compétitives en matière de technologie, comme celles du Conseil européen de l’innovation. « Il y a des pommes pourries dans notre branche, c’est certain, comme dans beaucoup de secteurs », estime-t-il, mais elles ne seraient pas représentatives de l’ensemble. « Il existe manifestement un besoin d’aide extérieure pour les demandes de bourses, et les consultants peuvent augmenter vos chances de succès. »

L’Association européenne des consultants en innovation affirme – sur la base d’une enquête réalisée par ses soins – que les chances de succès des dossiers soumis au Conseil européen de l’innovation sont jusqu’à trois fois plus élevées avec l’aide d’un de ses consultants. Un rapport commandé par l’UE montre en effet que les candidats qui font appel à des consultants pour les bourses les plus compétitives – pour lesquelles la majorité des participants s’attachent de toute façon les services d’un consultant privé – ont un peu plus de chances de succès. Mais les auteurs soulignent qu’il n’existe pas encore assez de preuves pour pouvoir l’affirmer.